השפעת משאבי האנוש בארגון במהלך חיי העובד בארגון משמעותית ביותר ובעלת ערך מוסף רב.    

אתחיל בארוע שהתרחש בארגון שבו עובד שעבד 30 שנה, הגיע לגיל פרישה ויוצא לפנסיה, מספר ימים לאחר פרישתו של העובד, מתקשר העובד ואומר שפנה לחברת הביטוח והתברר שהפנסיה שלו מאוד קטנה וכך גם חלק הפיצויים ושהוא מבקש לבדוק למה? בבדיקה מול סוכן הביטוח התברר שחלק מהכספים שהארגון העביר לעובד אינם נמצאים בפוליסה וחלק אחר של הכספים לא הועבר כנדרש. מפה התחיל תהליך ארוך ומייגע של תיקון, בעקבות כך העובד לא קיבל את הפנסיה שלו עד שהסתיימה הבירוקרטיה מול חברת הביטוח.

מצב זה יכל להימנע אם הארגון היה עובד בצורה נכונה.

הארגון (בעל העסק, חברה, מעסיק, כח אדם) צריך לתת את הדעת לתחום הפנסיוני במהלך חיי העובד בארגון במספר נקודות ציון, בתחילת עבודתו, בסיום עבודתו וגם בשינויים שהעובד עובר בארגון.

תקלות שהמעסיק לא רוצה בארגון שלו:

• אי קיום פנסיית חובה.
• כספי הפנסיות של העובדים לא מועברות לקופות.
• כספים שהמעסיק מעביר לעובד אינם משויכים לקופה  ע"ש העובד (נמצאים בחשבון מעבר).
• כספי הפיצויים משויכים לתגמולים במקום לפיצויים.
• עובד נפטר ומתברר שאין לו בטוח חיים/שארים.
• עובד מאבד את כושר העבודה ואין לו ביטוח ראוי.
• עובדים משלמים דמי ניהול מקסימליים.

** התקלות יכולות להיות תקלות חוקיות, תקלות מוסריות ואף תקלות פליליות

** כדי להימנע מתקלות אלו יש לעבוד בצורה מובנת, מסודרת ומקצועית

קליטת עובד חדש בארגון:

• ריסק זמני – הפעלה ביום הקליטה – יש לדאוג ביום הקליטה לוודא שהעובד נמצא בריסק זמני, כלמור לעובד יש כיסויים ביטוחיים וזאת כדי למנוע חשיפה במקרה שיהיה לעובד ארוע ואז יתברר שאין לו כיסוי ביטוחי כיוון שטרם נפגש עם סוכן הביטוח והסדיר את הנושא
• מידע על העבר הפנסיוני של העובד – ללא מידע זה לא נוכל לדעת מתי להתחיל להפריש לעובד לפנסיה, אם יש לו עבר פנסיוני אז אחרי שלושה חודשים מגיע לו הפרשה לפנסיה רטרואקטיבית מתחילת עבודתו, ולעומת זאת אם אין לו עבר בעולם הפנסיוני אז הוא זכאי להפרשות פנסיוניות רק לאחר חצי שנה.

** אם עובד התחיל לעבוד בסוף השנה ויש לו עבר פנסיוני יש להפריש לו את כספי הפנסיה לפני תום השנה ולא להמתין שלושה חודשים

•  הודעה למנהל ההסדר/סוכן ביטוח פנסיוני על עובד חדש
• מעקב על קיום פגישה של סוכן הביטוח עם העובד
• דוח גביה/דוח קוביות – לאחר שהעובד ניפגש עם הסוכן יש לקבל מהסוכן טופס גביה/טופס קוביות שבו מפורט למחלקת השכר איך יש להפריש את הכספים?
• חתימה על המסמכים הפנסיוניים של העובד – סוכן הביטוח מעביר למעסיק מסמכים לחתימה, מסמכים אלו צריכים לעבור בדיקה שהם תואמים את מה שסוכם עם העובד בהסכם העבודה שלו (השכר, ההפרשות, כיסוי אכ"ע, מצב משפחתי)
• עדכון מערכת השכר והעברת הכספים – יש לבדוק שבתלוש השכר של העובד מעודכנים הנתונים כפי שההעביר אותם סוכן הביטוח ואשר תואמים להסכם העבודה
• סעיף 14 לפיצויים – בארגונים שזה רלוונטי יש לוודא שהעובד חתם על נספח זה

במהלך עבודתו של העובד:

יש מספר ציוני דרך המחייבים עדכון של סוכן הביטוח ולפעמים גם פגישה

• עדכון שכר
• עדכון אחוזי משרה
• שינוי מצב משפחתי
• גיל המבוטח

בהסכם שנעשה עם מנהל ההסדר יש בד"כ מחוייבות לפגישה עם העובד אחת לתקופה, לאחר כל פגישה של העובד עם מנהל ההסדר יש לוודא שמתקבל דוח גביה מעודכן ושדוח גביה זה מעודכן בשכר.

סיום עבודה:

פיצויים  – יש לבקש מסוכן הביטוח/חברת הביטוח/פנסיה דוח פיצויים, יש לבדוק את סכום הפיצויים, וכן בדיקה האם קיימת זכאות להשלמת פיצויים

הטפסים שיש להפיק – טופס 161ד' וטופס שחרור כספים לחברת הביטוח/קרן הפנסיה

שליחת המסמכים – 

העתק של המסמכים יש לשלוח לסוכן הביטוח

העתק לעובד בדואר רשום כולל מכתב הנחיות

העתק למס הכנסה, לשמור העתק עם חותמת "התקבל" של מס הכנסה
לאחר מכן יוכל העובד לבצע הליך קיבוע זכויות על מנת להנות מהטבות מס על פי חוק.

בטח שאלת את עצמך: האם זה אחריות שלי? משאבי אנוש? או אחריות של חשבת השכר? מנהל הכספים או סוכן ביטוח?

הליך זה נקרא בקרה פנסיונית ואכן מדובר באחריות של הארגון אשר מתחלקת בין כולם. לדעתי האחריות שלך כבעל עסק היא לוודא שכל זה מתקיים, כשיש בארגון תהליך ברור, מובנה וכל אחד מקיים את חלקו לא מגיעים לתקלות כפי שציינתי בתחילת דברי.

צריכים לעשות סדר בארגון? פנו למנהל הסדר פנסיוני, השאירו פרטים ונדבר.